Rappel du sujet de mission en entreprise : « Analyse et refonte du système de gestion de l’information de production ».
Le contexte :
L’entreprise ALBAGNAC conçoit et produit des machines qui pose l’étiquette, le bouchon e la capsule sur une chaîne de bouteilles de vin (ou pot de pâté, bidon …). Son effectif est passé de 20 à 40 en 5 ans. Son système de gestion de l’information ne semble pas avoir suivi cette évolution. Il semblerait que chaque service (ou pire chaque personne) utilise son application (développée sous ACCESS) de base de donnée. Le directeur de la production ne maîtrise pas ce système de gestion de l’information qui a atteint ses limites. Il me propose de faire une analyse de ce système et d’apporter des propositions d’amélioration. Le chef d’entreprise me demande de ne pas « tout casser » et d’assurer un minimum de formation avant mon départ.
Description de la thèse :
Un chef de service est amené à s’absenter et ainsi à ne pas assister à des situations (problèmes,…) où des informations pourraient être capitalisées, dans leur contexte. Si la culture des employés de l’entreprise n’est pas de noter ces informations pour en discuter, en témoigner plus tard, le risque de perte est important.
Cependant, si l’information est jugée importante par le témoin ou la « victime », celui-ci (ou celle-ci) se déplacera peut-être pour la signaler à son supérieur. Le temps consacré à ce déplacement et à la discussion (« quitte à s’être déplacé autant en parler ») est à retirer du temps de production de ces employés. De plus, toutes les personnes concernées par la situation ne seront peut être pas présentes et ne pourront donc pas intervenir dans la discussion voir pire, dans la prise de décision.
Or, une autre solution se présente à cet employé : noter cet événement pour en débattre lors d’une réunion formelle, en présence de toutes les personnes concernées. L’efficacité de cette démarche est surement bien plus élevée. De plus, le délai séparant le constat (avec prise de notes) et la discussion serait inconsciemment consacré à une réflexion au problème rencontré.
La mise en place de cette nouvelle façon de travailler rencontrera problablement une réticence de la part des gens dont le mode de travail serait modifié. Il semble intéressant de réfléchir à comment les accompagner dans le changement, éventuellement en montrant l’exemple (« L’escalier se balaye par en haut »). Un effort de clarté sur la stratégie du service ou de l’entreprise, ses projets en sommeil et un effort de formation pourrait inciter l’employé à accentuer son investiment dans son travail.
L’objectif de la thèse est de réfléchir et étudier les outils, méthodes et dispositifs permettant d’améliorer le partage d’informations en entreprise pour des faits qui, au jour le jour, semblent mineurs. Il est important de dissocier l’outil physique de la méthode de management pour mettre en place cet outil. Les outils informatiques seront volontairement ignorés. En effet, la plupart des employés n’ont pas d’ordinateur à disposition et encore moins le réflexe et la maîtrise des outils de travail collaboratif. Des réflexions sur ces outils informatiques ont surement déjà été ménées, il paraît plus intéressant d’étudier les autres outils, beaucoup plus archaïques certes, mais surement plus efficaces s’ils sont bien appliqués.
Nous commencerons par définir le contexte et le sujet puis ferons un état des lieux du comportement et des pratiques de ces catégories socio-professionnelles. Ensuite, grâce au stage en entreprise et à mon expérience professionnelle, nous identifierons des situations concrètes où la non capitalisation a des conséquences néfastes sur le rendement de l’entreprise. Nous en déduirons un panel d’outils à discuter avec les personnes concernées afin d’obtenir leur investissement. Le management sera un élément important dans la mise en place de ces outils.
